Réussir son déménagement d'entreprise : Le guide complet

Réussir son déménagement d'entreprise : Le guide complet

Le déménagement d'une entreprise est plus complexe que le déménagement d'un appartement ou d'une maison. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte tels que les démarches administratives, la taille de la société, les salariés… Plus la structure est grande, plus le déménagement de l'entreprise est délicat.

QUELLES SONT LES PRINCIPALES RAISONS D'UN DÉMÉNAGEMENT D'ENTREPRISE ?

Le déménagement d'entreprise peut être motivé par différentes raisons :

  • Agrandissement de l'entreprise
    Le développement des affaires et la croissance économique de l'entreprise nécessite souvent un espace plus grand pour répondre aux nouveaux besoins : nouveaux salariés, nouveau matériel…
  • Fin de contrat de location
    Ça parait évident mais lorsque le bail se termine et qu'il n'est pas emmené à être renouvelé, le déménagement d'entreprise est inévitable.
  • Fusion entre deux sociétés
    Lorsqu'une entreprise fusionne avec une autre, il faut généralement trouver des locaux plus grands pour accueillir tous les employés.
  • Loyers trop élevés
    La location d'un local est une charge très importante pour une entreprise. La réduction des coûts peut se faire par le déménagement de l'entreprise en choisissant un loyer plus abordable.
  • Opportunité immobilière
    Meilleure situation géographique, espaces plus adaptés à l'activité de l'entreprise, prix intéressants…

LES 10 ÉTAPES POUR RÉUSSIR SON DÉMÉNAGEMENT D'ENTREPRISE

Nous vous proposons 10 étapes clés à suivre à la lettre pour le bon déroulement de votre déménagement d'entreprise :

1. Savoir pourquoi est-ce qu'on effectue le déménagement de son entreprise

Connaître les motivations de son déménagement d'entreprise est primordial, tout commence par là. Cela permet de s'organiser au mieux et d'établir un cahier des charges réaliste et harmonieux.
Le transfert ne sera pas fait de la même façon selon les raisons du déménagement de l'entreprise. Par exemple, le budget alloué pour déménagement d'entreprise motivé par des charges trop élevées ne sera pas comparable au déménagement d'entreprise motivé par une fusion.

2. Informer ses salariés du déménagement de l'entreprise

Le déménagement d'une entreprise est un vrai chamboulement pour ses employés. La transparence est de mise dans ce genre d'évènement afin de répondre aux questions et aux inquiétudes de chacun mais aussi d'éviter toute source d'appréhensions et de conflits.

3. Respecter le préavis du bail commercial

Un déménagement d'entreprise, ça ne s'improvise pas… Vous devez prévenir votre bailleur par lettre recommandée ou par acte d'huissier dans un délai d'au moins 6 mois. Veiller à ce que votre décision de transfert soit bien réfléchie car l'envoie est de caractère définitif. Vous aurez alors 6 mois pour organiser le déménagement de l'entreprise dans les meilleures conditions.

Toutefois, il existe des particularités en fonction des contrats, la période de préavis peut variée, veiller à vérifier les spécificités de votre accord.

4. Fixer une date pour le déménagement de votre entreprise

Établir une date pour le déménagement de son entreprise permet une meilleure organisation globale, un rétro-planning précis et efficace et ainsi de limiter le stress. Il est préférable d'effectuer le déménagement de l'entreprise un jour de week-end afin que votre activité ne soit pas impactée, le cas échéant, vous pouvez organiser une semaine de télétravail.

Il est tout de même conseillé de prévoir une marge de quelques jours pour les éventuels retards. Vous pouvez d'ailleurs vous renseigner auprès de la mairie concernant les évènements prévus ce jour-là : manifestions, fermetures de routes…

5. Choisir les nouveaux locaux avant le déménagement de l'entreprise

Un déménagement d'entreprise est souvent effectué pour répondre aux nouveaux besoins de la société (taille, prix, localisation…). Faites une liste de ces derniers, trouver une dizaine de locaux en corrélation et visitez-les. N'hésitez pas à poser un maximum de questions pour affiner vos recherches et faire une liste de 2 ou 3 lieux qui répondent le plus à vos critères. Ainsi, vous pourrez faire votre choix plus facilement en procédant par élimination.

6. Définir un rétro-planning

Pourquoi ? Tout simplement pour ne rien oublier. Un déménagement d'entreprise réussi nécessite une bonne organisation. Notez vos étapes clés et une fois réalisées, passez aux suivantes.

7. Comparer les devis auprès des professionnels du déménagement d'entreprise

Il est recommandé de faire appel à des professionnels pour les déménagements d'entreprise afin éviter les problèmes de gestion. Selon les secteurs d'activités, des experts peuvent être utiles pour que le mobilier et la logistique de la société soit transporté en toute sécurité grâce à des véhicules spécialisés.

Comparer les prix, les offres, les expertises est le meilleur moyen de trouver le prestataire qui répondra aux mieux à vos attentes.

8. Communiquer votre changement d'adresse

Lors d'un déménagement d'entreprise, vous devez communiquer votre nouvelle adresse aux administrations mais aussi à vos collaborateurs, à vos clients, à vos prestataires…

9. Profiter du déménagement de l'entreprise pour faire le tri

Et oui, le déménagement de votre entreprise vous servira de nettoyage de printemps ! Avec les années, des objets et des documents inutiles s'acculent et prennent de la place pour rien. Vous pouvez faire appel à des services de débarras qui s'occupent de tout pour vous.

10. Nettoyer vos anciens locaux

Le déménagement de votre entreprise ne s'arrête pas à des locaux vides, il faut s'assurer de les rendre propres et désinfectés. Il est conseillé de faire appel à une entreprise de nettoyage experte du domaine : machines professionnelles, efficacité, protocoles sanitaires…

Chez ARA NETTOYAGE, nous travaillons avec plus de 1500 entreprises. Expert de l'entretien professionnel, nous assurons un large éventail de services de nettoyage pour de nombreux secteurs. Le déménagement de votre entreprise sera effectué dans les meilleures conditions possibles.

QUEL EST LE COÛT D'UN DÉMÉNAGEMENT D'ENTREPRISE ?

Avant le déménagement de votre entreprise, faites établir un devis personnalisé par une société spécialisée dans le déménagement d'entreprise. De nombreux facteurs influent sur le prix final tels que la gestion du déménagement de l'entreprise en interne, le coût du déplacement physique, le coût des contrôles des installations et des machines…
La maîtrise du budget est essentielle lors d'un déménagement d'entreprise notamment avec les frais de nettoyage additionnels et parfois de rénovation des anciens locaux.

Le saviez-vous ?

  • Le coût d'un déménagement de poste de travail est compris entre 100 et 200 euros.
  • En moyenne, le transport des cartons représente moins de 10% de la facture finale du déménagement d'entreprise.
© 2016 - ARA NETTOYAGE Copyright © ARA NETTOYAGE 2010.